Como gerenciar e proteger dados durante seu ciclo de vida?

Já se perguntou por que entender o ciclo de vida dos dados é essencial para proteger o seu negócio? 

Mesmo que sua empresa não seja de do segmento de tecnologia ou trabalhe diretamente com dados sigilosos e informações confidenciais, a falta de conhecimento e cuidado com a cibersegurança pode ser um risco. 

A seguir, vamos explorar esse conceito de forma simples e prática, focando em como você pode garantir a segurança das informações.

O que são dados?

Dados são informações básicas que descrevem algo, mas que, isoladamente, não têm um significado concreto. 

Podemos pensar neles como peças de um quebra-cabeça: cada uma é importante, mas só faz sentido quando colocada no contexto certo. 

Por exemplo, o número “25” pode descrever a quantidade de vendas de um produto ou a temperatura de um lugar, seu significado depende de um contexto mais complexo e com mais informações.

Onde eles estão?

Esses dados podem ser armazenados em dispositivos físicos, como computadores e servidores, ou em sistemas na nuvem, que funcionam como grandes “depósitos digitais”.

Mas, para serem úteis, precisam estar organizados de forma que seja fácil encontrá-los e compreendê-los. 

Por exemplo, em um computador, os dados são organizados em arquivos e pastas, assim como documentos físicos em uma repartição pública. 

Quando bem organizados, é mais fácil transformá-los em informações valiosas, capazes de auxiliar na tomada de decisões e na identificação de problemas ou oportunidades.

O que é o ciclo de vida dos dados?

O ciclo de vida dos dados é composto por várias etapas que descrevem como as informações são geradas, utilizadas, armazenadas e, eventualmente, descartadas. 

A seguir, entenda como eles fluem dentro da organização e como protegê-los adequadamente.

1. Geração ou captura

Os dados são criados ou capturados quando algo acontece na empresa ou em ambientes relacionados a ela. 

Por exemplo, um cliente preenche um formulário no site, o controle de acesso registra quem entrou ou saiu do prédio, informações de parceiros comerciais são recebidas. Esses dados podem ser gerados dentro da sua empresa, fornecidos por clientes ou mesmo coletados de fontes externas. 

É importante lembrar que, quando tratados corretamente, eles podem gerar informações valiosas para melhorias em diferentes frentes.

2. Coleta

Depois de serem gerados ou capturados, os dados precisam ser coletados, isso significa identificá-los, registrá-los e organizá-los para poderem ser utilizados no futuro. 

Vale lembrar que nem tudo o que é gerado será coletado; apenas os dados relevantes para o negócio devem ser armazenados. 

Nesta etapa, é essencial implementar backups (cópias de segurança) para proteger as informações contra perdas ou roubos e, caso algo aconteça, para que os dados possam ser restaurados a partir desses backups.

3. Manutenção e processamento

Com os dados coletados, é hora de organizá-los e processá-los para ficarem prontos para uso. Isso inclui tarefas como limpar informações duplicadas ou incorretas e protegê-las com criptografia (transformando-as em códigos para evitar acessos não autorizados). 

Além disso, eles podem ser compactados para ocupar menos espaço de armazenamento. Etapa que garante às informações acessibilidade e segurança para quem precisa utilizá-las.

4. Uso 

Após a etapa de organização dos dados, eles entram na etapa de uso. 

Nesta fase, as equipes internas podem acessar as informações para tomar decisões importantes, como identificar tendências de vendas ou melhorar processos internos. 

É fundamental estabelecer regras claras sobre quem pode acessá-los, especialmente quando se trata de informações sensíveis, como dados financeiros ou pessoais de clientes. 

Isso evita o uso indevido ou manuseio inadequado das informações.

5. Troca de dados

Em algumas situações, os dados precisam ser compartilhados dentro da empresa ou com parceiros externos. Por exemplo, para realizar o envio de relatórios para fornecedores ou compartilhar análises com a equipe de marketing. 

Por isso, é importante ter políticas estruturadas sobre o que pode ser compartilhado e como isso deve ser feito, para garantir a segurança das informações durante essa troca.

6. Arquivamento

Com o tempo, alguns dados deixam de ser usados no dia a dia da empresa, mas ainda precisam ser mantidos por questões legais ou possíveis necessidades futuras. 

Nesse caso, eles devem ser arquivados em locais seguros e separados do ambiente ativo da empresa. 

Por exemplo, registros antigos de vendas podem ser armazenados em sistemas específicos até que sejam necessários novamente.

7. Destruição dos dados

Quando não são mais úteis e já cumpriram seu propósito (ou ultrapassaram o período exigido por lei), os dados devem ser destruídos com segurança, para evitar qualquer risco de vazamento. 

Essa destruição envolve apagar todas as cópias dos registros existentes na organização. 

Além disso, é importante garantir que esse processo seja feito corretamente para proteger a privacidade das informações e reduzir custos desnecessários com armazenamento.

Garanta a segurança dos dados da sua empresa

Gerenciar o ciclo de vida dos dados é essencial para proteger a empresa e aproveitar ao máximo as informações disponíveis, do momento em que eles são criados até sua eliminação final.

Cada etapa exige atenção e um conjunto de boas práticas para garantir segurança e eficiência no uso das informações do seu negócio.

Por isso, contar com especialistas no assunto é um dos principais passos para garantir que os dados estejam seguros e armazenados adequadamente.

Com um time dedicado a mapear e atender as necessidades específicas de cada empresa, a Symbioti realiza um diagnóstico profundo e minucioso para desenhar soluções de segurança e gestão da informação sob medida.

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